¿Sabes qué hace una wedding planner?/ Do you know what does a wedding planner do?

¿Sabes qué hace una wedding planner?/ Do you know what does a wedding planner do?

¿Sabes qué hace una wedding planner?/ Do you know what does a wedding planner do?

Moments es un equipo de apasionados diseñadores de bodas, que trabajamos y soñamos juntos para hacer realidad los sueños de nuestras parejas, y

¡Nos encanta nuestro trabajo!

Eso se nota en cada boda que hacemos.

Las bodas son los eventos más significativos de las vidas de la gente y por tanto, es necesario invertir tiempo y esfuerzos para que todo esté perfecto y salga tal como soñamos.

Como wedding planners somos profesional que asistimos al diseño, a la planificación y a la dirección de la boda de nuestras parejas.

Moments is a team of passionate wedding designers, who work and dream together to make our couples dreams come true, and

We love our work!

This love shines through in every wedding we do. 

Weddings are the most significant events in people’s lives and therefore, it is necessary to invest time and effort so that everything is perfect and goes as we dream.

As wedding planners we are professionals who assist in the design, planning and management of our clients’ wedding.

¿Qué hace una wedding planner?/ What does a wedding planner do?

Aunque parezca una pregunta simple, la respuesta cambia con cada pareja de novios con la que trabajamos ya que cada pareja necesita algo diferente.

Esta imprevisibilidad o incertidumbre en la que vivimos ahora mismo es una de las principales razones por la que los wedding planners  estamos tan demandados estos días. Aunque es un trabajo duro, dinámico e impredecible, ser wedding planner es realmente emocionante, y nuestro trabajo nunca es igual. En la experiencia que hemos ido acumulando a lo largo de 16 años podemos afirmar que no hemos hecho ninguna boda igual a otra.

Resulta dificilísimo definir o resumir las funciones y las habilidades principales de los wedding planners, ya que se pueden englobar desde el compromiso hasta la luna de miel:

Y todo comienza con una primera conversación …

Although it may seem like a simple question, the answer changes with each wedding couple we work with since each couple needs something different.

This unpredictability or uncertainty in which we live right now is one of the main reasons why wedding planners are so in demand these days. Although it is hard, dynamic and unpredictable work, being a wedding planner is really exciting, and our work is never the same. In the experience that we have accumulated over 16 years, we can prove that we have never made and wedding the same as a previous one.

It is very difficult to define or summarize the main functions and skills of wedding planners since they can range from engagement to honeymoon:

 And it all starts with a first conversation…

Primer contacto / The initial meeting

La consulta inicial entre el wedding planner y los novios sirve para establecer las bases de lo que los novios esperan de nosotros y lo que planean hacer el día de su boda. A veces esta consulta la hace la novia, el novio, la madre o el padre de la novia, la madre o el padre del novio o cualquier combinación posible.

Es en esta conversación inicial cuando nos conocemos por primera vez y nos contáis brevemente lo que deseáis, qué tipo de boda queréis o lo que tenéis en mente, lo que es importante para vosotros y como imagináis que será vuestro día. Por lo general, se contrata a un wedding planner para el servicio completo o un coordinador para el día de la boda.

Un coordinador para el día de la boda implica cuidar todos los detalles logísticos de la boda. Mientras que la planificación incluye además, mucho que la coordinación, como administrar y coordinar el presupuesto, los proveedores, las fincas, las iglesias y/o los oficiantes y todos los detalles esenciales que intervienen para la planificación de la boda.

Recordad  que ofrecemos estos dos servicios. Sin embargo, las necesidades de cada pareja varía muchísimo según la temática, el lugar, el presupuesto, los proveedores y la personalidad de los novios.

Entonces, para saber exactamente qué hace un wedding planner, necesitareis saber la diferencia entre ambos servicios de planificación de bodas. Comenzaremos con el más simple de los dos:

The initial Meeting between the wedding planner and the bride and groom serves to lay the groundwork for what the couple expects from us and what they plan to do on their wedding day. Sometimes this query is made by the bride, groom, mother or father of the bride, mother or father of the groom, or any possible combination. It is in this first conversation when we meet for the first time and you briefly tell us what you wish, what type of wedding you want or what you have in mind, what is important to you and how you imagine your day will be. Typically, a full-service wedding planner or wedding day coordinator is hired.


A coordinator for the wedding day involves taking care of all the logistical details of the wedding. Planning also includes a lot of coordination, such as managing and coordinating the budget, suppliers, venues, location, churches and/or registry, and all the essential details involved in wedding planning. Remember that we offer all these services. However, the needs of each couple vary greatly depending on the theme, the place, the budget, the providers and the personality of the bride and groom. So, to know exactly what a wedding planner does, you will need to know the difference between the wedding planning services. We will start with the simplest one:

Coordinador del día de la boda / Wedding day coordinator

¡La mayoría de las novias han esperado con ansias el día de su boda desde que eran niñas, y muchas se niegan a dejar que nadie más planee los detalles de su boda que no sean ellas mismas! Dicho esto, estas novias también reconocen que el día de su boda debe ser La novia” y disfrutar de su día, no teniendo que estar pendientes de que cada detalle vaya según el plan, ni coreografiando cada momento de su boda a la perfección.

En este caso, necesitarán ayuda.

Como estas novias ya se han encargado de todos los preparativos previos a la boda, y todo lo que necesitan es ayuda el día de su boda, lo que buscarán es un Coordinador de boda. Y, por supuesto, ofrecemos este servicio a nuestras novias afortunadas.

Así que, repasemos exactamente lo que está incluido en la coordinación de bodas:

Most brides have been looking forward to their wedding day since they were little girls, and many refuse to let anyone else plan their wedding details other than themselves! These brides also recognize that their wedding day should be “The Bride” and enjoy their day, not having to be aware that every detail goes according to plan, nor choreographed every moment of their wedding to perfection. In this case, they will need help. Since these brides have already taken care of all the pre-wedding preparations, and all they need is help on their wedding day, they will be looking for a Wedding Coordinator. And of course we offer this service to our lucky brides.

So, let’s go over exactly what is included as part of wedding coordination:

Pre boda / Pre-wedding

Como coordinadores, nuestra primera responsabilidad será revisar los contratos de cada proveedor que los novios  hayan elegido contratar. Luego nos pondremos en contacto con los proveedores aproximadamente una semana antes de la boda y nos presentaremos y nos aseguraremos de tener toda la información, y los contactos de los teléfonos móviles de cada uno de ellos, muy necesarios en caso de una emergencia.

Crearemos una línea de tiempo detallada que incorpore los horarios de los fotógrafos, del DJ o de la banda y la de todos los proveedores, los montajes y desmontajes, los floristas, los del mobiliario, la tarta,…. Confirmaremos esta línea de tiempo con vosotros, vuestros familiares y también con los proveedores para asegurarnos de que todos estén sincronizados.

As coordinators, our first responsibility will be to review the contracts of each provider that the couple has chosen. Then we will get in touch with the providers about a week before the wedding and introduce ourselves and make sure we have all the information, contacts and cell phones for each of them, very necessary in case of an emergency.

 We will create a detailed timeline that incorporates the schedules of the photographers, the DJ or the band and all the suppliers, the assembly and dismantling of all decoration , the florists, the furniture, the cake… We will confirm this timeline with you, your family members and also with proviceros to make sure everyone is in sync.

Día de la boda /Wedding day

El día de la boda, llegaremos al lugar con suficiente anticipación para supervisar toda la configuración de los proveedores y responder cualquier pregunta que pueda surgir. Nos aseguraremos de que la novia, el novio, el DJ / banda y el fotógrafo estén informados antes de cada evento (gran entrada, primer baile, corte de pastel, lanzamiento del ramo, etc.).

Seremos el enlace entre todos los proveedores y los novios el día de la boda. Esto permitirá que los novios podáis disfrutar del día con vuestros amigos y familiares en lugar de tener que perseguir a los proveedores. Después de todo, ¡por eso nos contratasteis!

Nuestro deber y nuestra misión es hacer realidad la visión de los novios.

Una vez que se acerca el momento de la ceremonia, nos aseguramos de que toda la decoración esté en su sitio, las flores, los regalos,… y también de que todos estén en su lugar de acuerdo con la línea de tiempo. Seremos los responsables de garantizar que cada invitado (niñas de las flores, padrinos,…) cumplan con sus responsabilidades y que los invitados sean tratados como se merecen.

En cuanto sea el momento de que comience la ceremonia, estaremos listos para avisar para que la música suene y mantener los acontecimientos fluyendo según lo planeado.

Una vez completada la ceremonia, nos aseguraremos de que los invitados lleguen rápidamente al lugar de recepción y la fiesta de la boda.

Este es uno de los momentos más cruciales y ejecutado correctamente garantiza un comienzo perfecto de la recepción, sin esperas ni sorpresas. Sabemos cómo mantener muy bien el pulso de las bodas y cuándo hay que acelerar o desacelerar.

Las bodas son como una especie de baile con una gran coreografía: todas las piezas deben moverse en sincronía y cualquier aceleración o desaceleración puede interrumpir el flujo del baile.

On the day of the wedding, we will arrive at the venue well in advance to oversee all provider setup and answer any questions that may arise. We will ensure that the bride, groom, DJ / band and photographer are informed before each event (grand entry, first dance, cake cut, bouquet launch, etc.).

We will be the link between all providers and the bride and groom on the wedding day. This will allow the bride and groom to enjoy the day with friends and family instead of having to chase providers. After all, that’s why you hired us!

Our duty and our mission is to make the bride and grooms dreams come true.

Once the time for the ceremony approaches, we make sure that all the decorations are in place, the flowers, the gifts… and also that everyone is in place according to the timeline. We will be responsible for ensuring that each guest (bridesmaids, flower girls, godparents…) fulfil their responsibilities and that the guests are treated as they deserve.

As soon as it is time for the ceremony to begin, we will be ready to advise so the music plays and keep events flowing as planned.

After the ceremony ended we will ensure that guests are promptly taken to the reception venue and the wedding party is in the proper location for the photos to begin.

This is one of the most crucial moments and correctly executed, it guarantees a perfect start to the reception, without waiting, without surprises, we know how to keep the pulse of weddings very well and when to accelerate or decelerate.

 Weddings are like a kind of dance with great choreography: all the pieces must move in sync and any acceleration or deceleration can interrupt the flow of the dance.

Terminando / The perfect Ending

Incluso después de que los novios os vayáis a descansar después de la boda, nos aseguraremos de que todos los objetos personales que se hayan podido olvidar los invitados, que siempre los hay, algunos regalos,….. se guarden debidamente para poder hacéroslos llegar.

Nos aseguraremos de que ningún proveedor interrumpa vuestra luna de miel solicitando ese no sé qué que se olvidó en el lugar de la boda.

Nuestra responsabilidad es asegurarnos de conducir la boda sin interrupciones y de forma responsable, nuestra experiencia nos hace ser muy ágiles y en un chaspodemos tener bajo control cualquier imprevisto.

Even when the bride and groom go to rest after the wedding, we will make sure that all their personal items that the guests have been able to forget, that there always are, some gifts,….. are properly stored so that we can send it on to them

We will make sure that no provider interrupts your honeymoon requesting something forgotten at the wedding venue.

Our duty is to make sure we conduct the wedding smoothly and responsibly, our experience makes us very agile and in a blink of an eye we can have any unforeseen circumstances under control.

 

Planificador de servicio completo o Wedding Planner / Full Service Planner or Wedding Planner

Por supuesto, no todas las novias imaginan su boda como un cuentos de hadas, o tal vez lo han hecho, pero están demasiado ocupadas con sus carreras profesionales y simplemente no pueden ocuparse de los detalles de la planificación de su boda perfecta, por lo que nos pedirán que nos encarguemos nosotros. Nosotros os ayudaremos en cada paso del camino.

Organizar y planificar completamente la boda es una tarea gigantesca que incluye además de la coordinación del día de la boda, meses de planificación y perfeccionamiento.

¡Vamos allá!

Of course, not all brides imagine their wedding as a fairy tale, or maybe they have, but they are too busy with their professional careers and simply cannot deal with the details of planning their perfect wedding, so they will ask us to take care of it all. We will help you every step of the way. Organizing and planning the wedding completely is a gigantic task that includes, in addition to coordinating the wedding day, months of planning and improvement.

Let’s get started

Presupuesto / Budget 

De una forma u otra, el presupuesto que tengáis previsto para la boda afectará a cada decisión, nosotros nos adaptaremos a vosotros y a lo que necesitéis.  Antes de considerar cualquier lugar o concertar citas con cualquier proveedor, nos aseguraremos de que estén a nuestro alcance y encajen en el presupuesto total de la boda. Estas tareas pueden llevar muchísimo tiempo y a veces, es como hacer un gran puzzle en el que todas la piezas encajen a la perfección, no queremos que ninguna pieza desequilibre o descompense a las demás.

A veces, también puede ocurrir que las circunstancias personales cambien y el presupuesto se vea afectado y tengamos que reducirlo, o también que decidáis aumentarlo para añadir ese ítem del que os habéis enamorado. Nosotros nos mantendremos al pie del cañón para cumplir todas vuestras expectativas, por cambiantes que puedan ser y elaboraremos las propuestas consecuentemente.

Lo que más nos gusta de nuestro trabajo es facilitar a los novios todo el proceso de organización, ya que en una boda tan especial se necesita la implicación de muchísimos proveedores. Para nosotros, ver la satisfacción de los novios y sus invitados es como esa última pieza que falta para que el puzzle esté terminado, cuando todo encaja sin forzar nada.

Seremos pacientes y buenos consejeros. Disfrutamos tanto de nuestro trabajo que sin duda nos acercaremos, nos reiremos, nos entusiasmemos en las reuniones y nos haremos amigos. Y tambine estaremos ahí en los momentos de los lloros, que vendrán antes o después, porque una boda es un Tsunami emocional.

Pueden ocurrir situaciones de fuerza mayor, impedimentos o nos podemos encontrar inconvenientes en el camino a vuestro gran día. Os acompañaremos en todos lo momentos difíciles, y si ocurren contratiempos cómo las circunstancias actuales que vivimos ahora mismo con el Covid 19 y los cambios de fechas, estaremos aquí para planificarlo todo de nuevo y rehacer todo da capo.

Son situaciones realmente muy complicadas y las fincas, los hoteles, los caterings, todos están viviendo momentos complicados, pero aquí estamos para defender a nuestros clientes frente a contratos abusivos o cuotas desmesuradas. Lucharemos por vosotros para defender vuestros intereses y no dejaremos que os preocupéis.

Estaremos presentes y pendientes, para conseguir que os relajéis y os preocupéis solo de disfrutar de vuestro día. De  ser la noviay ser el novio.

In one way or another, the budget you have planned for the wedding will affect every decision, we will adapt to you and what you need. Before considering any venue or making appointments with any vendor, we will ensure that they are within our reach and fit into the total wedding budget. These tasks can take a long time and sometimes, it is like making a great puzzle in which all the pieces fit perfectly, we do not want any piece to unbalance or decompose the others.

Sometimes, it can also happen that personal circumstances change and the budget is affected so we have to reduce it, or also that you decide to increase it to add that item that you have fallen in love with. We will be ready to meet all your expectations, however changeable they may be and we will prepare the proposals accordingly.

What we like most about our work is personalising the entire organization process for the bride and groom, since in such a special wedding the involvement of many suppliers is needed. For us, seeing the satisfaction of the bride and groom and their guests is like that last piece missing for the puzzle to be finished, when everything fits without forcing anything.

We will be patient and good counsellors. We enjoy our work so much that we will certainly get closer, laugh, get excited at meetings, and become friends. We will be there in the moments of crying, which will come sooner or later because a wedding is an emotional tsunami.

Situations of force majeure, impediments may occur or we may encounter inconveniences on the way to your big day. We will accompany you through all the difficult times, and if we encounter setbacks like the current circumstances we are experiencing right now with the Covid 19 and the date changes, we will be here to plan everything again and redo everything from the beginning.

They are really very complicated situations and the venues the hotels, the catering, all are living difficult times, but here we are to support our clients against abusive contracts or excessive fees. We will fight for you to defend your interests and we will not let you worry. We will be present and pending, to get you to relax and worry only about enjoying your day. Of being “the bride” and being “the groom “.

Lugares / Locations

Una vez que tengamos claro el presupuesto, es hora de encontrar el lugar perfecto. Comparar lugares puede ser uno de los trabajos más complicados, y por eso nuestra experiencia nos da un plus aquí porque conocemos muchísimas fincas, agroturismos, hoteles, casas privadas, lugares con encanto, calas, miradores, …. Seguro que podemos ofreceros lo que buscáis. Lo mejor de todo es que sabemos qué proveedores y qué material será necesario en cada finca o cada lugar y la logística que implica cada uno de ellos.

En cuanto esta decisión este tomada, la finca y la iglesia reservada, podemos pasar a los siguientes pasos.

Once we are clear on the budget, it is time to find the perfect place. Comparing locations can be one of the most complicated jobs, and that is why our experience gives us a plus here because we know many properties, farmhouses, hotels, private houses, charming places, coves, viewpoints,…. Surely we can offer you what you are looking for. Best of all, we know what suppliers and what material will be needed in each property or each place and the logistics involved in each of them. As soon as this decision is made, the location and the church reserved, we can proceed to the next steps.

Proveedores / Providers

Al igual que ocurre con los lugares, muchos de los mejores proveedores de bodas (fotógrafos, videógrafos, catering, etc.) pueden reservarse con un año o más de anticipación. Para garantizar la mejor selección de proveedores para vosotros, necesitaremos comenzar rápidamente a reservar citas con proveedores dentro del presupuesto y acordes a vuestro estilo, vuestros gustos y lo que buscáis para vuestro gran día.

Nos adaptaremos a vosotros y a vuestros horarios para reservar todas las citas. Son muchísimas decisiones que tomar y nos tomaremos el tiempo que haga falta para que podáis elegir y seleccionar muy bien todas las opciones.  Si se diera el caso de que no estáis fisicamente en Mallorca podemos concentrar todo en unos pocos días o un fin de semana para facilitaros al máximo la ardua tarea de tomar decisiones.

Al final es como si elaborásemos una gran carta y vosotros debéis elegir cada plato.

As with venues, many of the best wedding providers (photographers, cameramen, caterers, etc.) can be booked a year or more in advance. To guarantee the best selection of suppliers for you, we will need to quickly start booking appointments with suppliers within the budget and according to your style, your tastes and what you are looking for your big day. 

We will adapt to you and your schedules to book all appointments. There are many decisions to make and we will take all the time you need to choose and select all the options very well. If it were the case that you are not physically in Mallorca we can concentrate everything in a few days or a weekend to make the most difficult task of making decisions.

In the end, it is as if we were preparing a great menu and you must choose each dish.

Hacer que la magia surja / Make magic happen

Nuestro departamento de diseño de bodas creará el diseño de la boda que soñáis tal como imagináis o incluso mejor. Son auténticos arquitectos y diseñadores de espacios y su capacidad creativa no tienen limites. Lo mejor de todo, es que en Moments contamos con nuestro propio departamento, lo que facilita enormemente este paso ya que no hay intermediarios aquí, y podemos sacarle el máximo provecho al presupuesto para que luzca el día de la boda.

Lo mismo ocurre con la floristería, contamos con la nuestra, y esto es siempre un as en la manga para vosotros.

Crearemos un diseño, un estilo, una hilo conductor de la boda, que hable de vosotros de vuestro estilo y acorde vuestra personalidad. Tendremos en cuenta todos los factores en función de la estación del año, del lugar, de la hora del banquete si es de día o de noche, de la temática, la gama cromática, y los elementos concretos que definan y describan la boda. Crearemos todo un conjunto para los cinco sentidos que hará de vuestra boda una experiencia única. Todo estará en su sitio, de forma elegante, equilibrada y todo encajará a la perfección. Os lo aseguramos.

Es posible que necesitéis ayuda con la selección del vestido de novia, o los accesorios, o los tocados…. Podemos ayudaros con las últimas tendencias o diseñar el tocado y los prendidos perfectos.

Hay muchos detalles, la tarta, el menaje de la mesa, los colores de la mantelería y la servilleta, el tipo de comida….. tenemos muchísimas experiencia y conocemos a todos los proveedores así que sabremos ofreceros los que os sorprendan y a también a vuestros invitados.

¡Tantos detalles y ni siquiera hemos mencionado las gráficas! Hablamos de los ”Save the Dates”, invitaciones de boda, menús, tarjetas de marca sitios, programas y cartas de bienvenida. Todo debe estar en sintonía con el mismo hilo conductor de la temática de la boda.

Por supuesto, nos adaptamos a los proveedores que vosotros ya hayáis seleccionado, y nos acoplaremos a ellos para que encajen en el presupuesto y en la línea y el diseño de la boda.

Our wedding design department will create the wedding design you dream of as you imagine or even better. They are true architects and designers of spaces and their creative capacity has no limits. The best of all, is that in Moments we have our own department, which greatly facilitates this step since there are no intermediaries here and we can make the most of the budget to make it look the day of the wedding.

The same happens with the florist, we have ours, and this is always the Winning card for you.We will create a design, a style, a common thread for the wedding, which will tell you about your style and your personality. We will take into account all the factors depending on the season of the year, the place, the time of the banquet whether it is day or night, the theme, the color range, and the specific elements that define and describe the wedding. We will create a whole set for the five senses that will make your wedding a unique experience, that everything will be in its place, in an elegant, balanced way and that everything will fit perfectly. We assure you.

You may need help with the selection of the wedding dress, or accessories, or headdresses…. We can help you with the latest trends or design the perfect headdress and clothing.

There are many details, the cake, the tableware, the colours of the tablecloth and napkin, the type of food… we have a lot of experience and we know all the suppliers so we will know how to offer you the one that surprises you and your guests.

So many details and we haven’t even mentioned the Graphs. We are talking about “Save the Dates”, wedding invitations, menus, brand card sites, programs and welcome letters. Everything must be in tune with the same common theme of the wedding. Of course, we adapt to the suppliers that you have selected and we will adapt to them to fit the budget and the line and design of the wedding.

Conclusión / Conclusion

Cada boda es única, y a la respuesta a la pregunta, “¿Qué hace un planificador de bodas?” nunca tendréis un respuesta concreta.

Sin embargo, nuestro deber principal como wedding planners es satisfacer las preocupaciones que tengáis los novios.  Estas preocupaciones nunca serán las mismas e irán cambiando. Aquí estaremos para cumplir con nuestro deber.

A pesar del estrés y la presión que conlleva la planificación de bodas con diligencia y responsabilidad, nos resulta siempre una experiencia muy gratificante porque sabemos que estamos haciendo realidad vuestros sueños.

Nos encanta acompañar a las pareja paso a paso hasta uno de los días más felices de sus vidas.

Every wedding is unique, to the question, “What does a wedding planner do?” you will never have a concrete answer. However, our main duty as wedding planners is to satisfy the concerns that the bride and groom have.

These concerns will always change, and that’s fine. We will be here to fulfil our duty.

Despite the stress and pressure of diligently and responsibly planning weddings, we always find it a very rewarding experience because we know we are making your dreams come true. We love to accompany the couple step by step until one of the happiest days of their lives.

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